Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r. Co muszą wiedzieć pracodawcy?

1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie nowe przepisy regulujące legalizację pracy cudzoziemców w Polsce. Zmiany mają na celu z jednej strony uproszczenie procedur administracyjnych, z drugiej – wprowadzenie dodatkowych wymogów, zwiększenie przejrzystości oraz ograniczenie nadużyć. Dla pracodawców oznacza to konieczność weryfikacji i aktualizacji dotychczasowych praktyk kadrowych.

Nowe obowiązki informacyjne i dokumentacyjne

Pracodawca będzie miał teraz 14 dni (zamiast 7) na zgłoszenie, że cudzoziemiec nie rozpoczął pracy. Dodatkowo, w przypadku rezygnacji z zatrudnienia lub wcześniejszego zakończenia pracy, konieczne będzie poinformowanie urzędu przed upływem deklarowanego terminu.

Wprowadzono również obowiązek przekazywania do urzędu pracy kopii umowy zawartej z cudzoziemcem oraz zgłaszania zakończenia zatrudnienia do urzędu wojewódzkiego – w terminie 15 dni od daty rozwiązania umowy.

Ograniczenia w wydawaniu zezwoleń i nowe kryteria

Zezwolenie na pracę i pobyt nie będzie przysługiwać osobom przebywającym w Polsce na podstawie określonych wiz, w tym turystycznych, szkoleniowych czy wydanych przez inne państwa strefy Schengen. Zakaz obejmie również osoby zatrudnione w oparciu o wizy z oznaczeniem „inne okoliczności”.

Zniesiono obowiązek przeprowadzania testu rynku pracy, jednak w jego miejsce wprowadzono możliwość tworzenia list zawodów wyłączonych z możliwości zatrudnienia – zgodnie z lokalną sytuacją rynkową.

Wymogi dotyczące wynagrodzenia i formy zatrudnienia

Zgodnie z nowymi przepisami, wynagrodzenie cudzoziemca nie może być niższe niż płaca minimalna oraz niższe niż wynagrodzenie innych pracowników na podobnym stanowisku.

Jeżeli zatrudnienie dotyczy mniej niż pół etatu lub firma działa na rynku krócej niż 12 miesięcy, zezwolenie na pracę będzie mogło być wydane jedynie na okres do jednego roku.

Zmiany dotyczące ruchu bezwizowego i outsourcingu

Minister właściwy ds. pracy zyska uprawnienia do określania krajów, których obywatele – mimo legalnego pobytu – nie będą mogli podejmować pracy w Polsce bez wizy.

W przypadku pracy świadczonej na rzecz innego podmiotu niż pracodawca (model outsourcingowy), a bez udziału agencji pracy tymczasowej, możliwa będzie odmowa wydania zezwolenia na pracę lub pobyt.

Kontrole, sankcje i cyfryzacja procesów

Zgodnie z nowymi przepisami, Straż Graniczna i Państwowa Inspekcja Pracy będą mogły przeprowadzać niezapowiedziane kontrole równolegle. Wysokość grzywien została zliberalizowana – zlikwidowano górną granicę kary. Sankcje mogą sięgać nawet 50 000 zł za każdą nieprawidłowo zatrudnioną osobę.

Dodatkowo cały proces legalizacji zatrudnienia cudzoziemców ulegnie pełnej cyfryzacji. Wnioski, dokumenty i zgłoszenia będą obsługiwane wyłącznie w formie elektronicznej.

Co to oznacza dla pracodawców

Zmieniające się otoczenie regulacyjne wymaga od organizacji szybkiego dostosowania wewnętrznych procedur, aktualizacji systemów HR oraz zapewnienia nadzoru nad zgodnością zatrudnienia z przepisami.

W praktyce coraz więcej firm decyduje się na powierzenie obsługi formalności wyspecjalizowanym partnerom. Współpraca z doświadczoną agencją zatrudnienia, taką jak Flowork, umożliwia ograniczenie ryzyka formalno-prawnego, zwiększenie efektywności i zapewnienie pełnej zgodności operacyjnej.

Potrzebujesz wsparcia w obszarze legalizacji pracy cudzoziemców? Skontaktuj się z Flowork. Dlaczego warto? Od ponad 15 lat skutecznie doradzamy, obsługujemy i prowadzimy procesy zgodnie z aktualnym stanem prawnym.