Dokumentacja pracownicza – obowiązki pracodawcy i nowe wyzwania cyfryzacji

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy w Polsce, regulowany przepisami prawa pracy. Obejmuje ono akta osobowe, listy płac, ewidencję czasu pracy oraz dokumentację BHP. Ich prawidłowe archiwizowanie ma kluczowe znaczenie zarówno dla zapewnienia zgodności z przepisami, jak i ochrony praw pracowników.

Jakie dokumenty należy przechowywać?

Pracodawcy zobowiązani są do gromadzenia i przechowywania określonych dokumentów kadrowych, obejmujących m.in.:

• Akta osobowe – zawierające umowy o pracę, aneksy, świadectwa pracy, oświadczenia oraz inne dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia.
• Dokumentację płacową – obejmującą listy płac, paski wynagrodzeń oraz ewidencję wynagrodzeń pracowników.
• Ewidencję czasu pracy – w tym karty pracy, harmonogramy, wnioski urlopowe oraz dokumentację dotyczącą godzin nadliczbowych.
• Dokumentację BHP – obejmującą zaświadczenia o szkoleniach, badania lekarskie oraz protokoły wypadków przy pracy.

Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania dokumentów kadrowych zależy od rodzaju dokumentacji oraz daty zatrudnienia pracownika. Obowiązujące przepisy określają następujące terminy:

• 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. (wcześniej okres wynosił 50 lat, choć dla części pracowników starsze przepisy nadal obowiązują).
• 10 lat – dla ewidencji czasu pracy.
• 10 lat – dla list płac oraz dokumentów dotyczących wynagrodzeń.
• Od 3 do 10 lat – dla dokumentacji BHP, w zależności od jej rodzaju.

Właściwa organizacja przechowywania dokumentów jest kluczowa, szczególnie w kontekście kontroli ze strony inspekcji pracy oraz ewentualnych roszczeń pracowniczych.

Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej – przyszłość czy wyzwanie?

Wraz z postępującą digitalizacją coraz więcej firm rezygnuje z papierowych akt osobowych na rzecz elektronicznych teczek pracowniczych (e-teczek). Takie rozwiązanie ma szereg zalet:

- Łatwy dostęp do dokumentacji – pracodawcy i dział HR mogą błyskawicznie przeszukiwać archiwum i uzyskiwać potrzebne informacje.
- Zwiększone bezpieczeństwo danych – dokumentacja przechowywana w formie cyfrowej minimalizuje ryzyko utraty lub zniszczenia dokumentów.
- Zgodność z przepisami RODO – odpowiednio zabezpieczone systemy cyfrowe chronią dane osobowe pracowników przed nieuprawnionym dostępem.
- Mniejsze koszty administracyjne – w dłuższej perspektywie cyfrowe archiwum pozwala na ograniczenie kosztów przechowywania dokumentacji.

Od 2019 roku polskie firmy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie elektronicznej, co znacząco usprawnia zarządzanie kadrami. Jednak wdrożenie takiego systemu wiąże się również z pewnymi wyzwaniami:

• Koszty początkowe – inwestycja w systemy do zarządzania dokumentacją może być obciążeniem finansowym dla mniejszych przedsiębiorstw.
• Czasochłonność procesu digitalizacji – przeniesienie wszystkich istniejących akt do formy elektronicznej wymaga nakładu pracy i czasu.
• Ograniczenia prawne – niektóre procedury, np. związane z zatrudnianiem cudzoziemców czy składaniem deklaracji o rezygnacji z PPK, wciąż wymagają papierowej dokumentacji.

Przyszłość dokumentacji pracowniczej – co warto wiedzieć?

Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej wymaga od pracodawców dbałości o zgodność z przepisami i zapewnienia bezpiecznego dostępu do danych. Coraz więcej firm decyduje się na pełną digitalizację procesów kadrowych, jednak tempo zmian zależy zarówno od gotowości organizacji, jak i dostosowania przepisów prawa.

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą to czasochłonne zadanie, ale istnieją sposoby na jego optymalizację. Jeśli chcesz ograniczyć formalności związane z zatrudnieniem sezonowym lub usprawnić zarządzanie kadrami na stałe, we Flowork mamy rozwiązania, które pomogą Ci efektywnie zarządzać zespołem.